Auf was Sie achten sollten, wenn Sie ein Lastenheft erstellen

Sie wurden beauftragt, ein Lastenheft zu erstellen?

Dann haben Sie eine vielschichtige und gleichzeitig äußerst wichtige Aufgabe vor sich.

Nicht nur, dass Sie fachliches und technisches Wissen benötigen und gleichzeitig als Generalist und Spezialist tätig sind. Sie müssen auch viele verschiedene Ansichten und Interessen unter einen Hut bringen.

In diesem Artikel beschreibe ich, auf was Sie bei der Erstellung eines Lastenhefts achten sollten.

#1 – Kontext: Für wen schreiben Sie?

Stellen Sie sich vor, Sie gehen in ein Fachgeschäft und fragen nach einem „Ausbeulspotter“. Wenn Sie im richtigen Fachgeschäft sind, wird man Ihnen helfen können. Ansonsten schauen Sie in fragende Gesichter.

Wenn Sie im richtigen Fachgeschäft sind, aber auf einen Auszubildenden treffen, kann es ebenfalls sein, dass Sie eher Fragen als Antworten bekommen. Nur werden Sie vermutlich mit einigen Erklärungen weiterkommen.

Je nach Kontext müssen Sie also mehr oder weniger erklären, um was es Ihnen geht.

Wenn Sie wissen, für wen Sie schreiben – oder anders gesagt: Wenn klar ist, welches Wissen Sie voraussetzen können –, sparen Sie sich mitunter viel Schreibarbeit und können Ihre Zeit lieber in die wesentlichen Dinge investieren. Am Ende des Tages geht es auch um Aufwände, die ein Lastenheft verursacht. Und mit einem unnötig umfangreichen Dokument ist zudem keinem geholfen.

Gleichzeitig können Sie viel besser abschätzen, auf welche Details es wirklich ankommt. Welche Kenntnisse dürfen Sie voraussetzen und müssen nicht lange erklären werden. So können Sie sich darauf konzentrieren, die entscheidenden Punkte herauszustellen, was Ihr Unternehmen besonders macht.

#2 – Führung: Möchten Sie, dass ich Ihnen die Firma zeige?

Stellen Sie sich das Lastenheft auch wie eine Führung durch Ihr Unternehmen vor. Nehmen Sie den Leser an die Hand und zeigen Sie ihm die Firma.

Fangen Sie an, wie in einem Besucherpark und erklären Sie Ihrem Leser, welche Ziele und Visionen mit Ihrem Unternehmen verbunden sind. Welche Produkte und Dienstleistungen bietet Ihr Unternehmen an. Und warum und wie macht es das.

Die Einführung muss keine seitenfüllende Abhandlung sein, sondern ist ein fokussierter und prägnanter Überblick.

Dabei geht es aber nicht um Selbstdarstellung. Sondern der Leser muss Sie und das Thema verstehen und einschätzen können. Der Hauptgrund dafür ist, dass ein Lastenheft nicht alles 100%ig erklären kann, weil natürliche Sprache dies einfach nicht zulässt. Im Einzelfall muss der Leser daher die Sache mit Ihrer Brille betrachten können. Denn ist etwas nicht vollkommen klar, hat man so die Möglichkeit zu erkennen, was offenbar gemeint ist oder benötigt wird.

Achten Sie auch im gesamten Dokument stets auf den „roten Faden“. Füllen Sie die Kapitel nicht nur mit Stichpunkten und reinen Auflistungen, sondern verbinden Sie die einzelnen Punkte mit genügend „Prosa“. Natürlich nicht zu viel und nicht nur der Sache halber. Sondern um einen Lesefluss durch das gesamte Dokument herzustellen.

#3 – Veränderung: Nehmen Sie den Leser mit auf die Reise.

Viele Dinge werden erst im Nachhinein klar. Oder anders formuliert: Viele Dinge sind nur mit Ihrer Historie zu verstehen.

Bei einem Lastenheft verhält es sich analog: Es beschreibt eine neue Welt, eine neue Unternehmenssoftware. Und aus diesem Blickwinkel heraus stellt die aktuelle Situation die zugehörige Historie dar.

Um also die neue Welt besser verstehen zu können, beschreiben Sie nicht nur die Ist-Situation, sondern auch wie und weshalb sich die neue Unternehmenssoftware daraus entwickelt. So wird die eine oder andere Entscheidung klar, die ohne Historie unverständlich oder sogar unvernünftig erscheinen würde.

Bedenken Sie auch, dass die neue Software ja nicht auf der grünen Wiese entsteht, sondern auf dem Altsystem und damit auf den bestehenden Prozessen und Daten aufsetzt. Nicht alle Prozesse können mit der neuen Unternehmenssoftware geändert werden, und ein Großteil der bestehenden Daten wird übernommen werden. Hier hilft es, die Ist-Situation und den Übergang zur neuen Software zu erklären.

#4 – Self-Contained: Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Sie kennen solche Dokumente, bei denen ständig irgendein anderes Dokument referenziert wird und Sie erst in das andere Dokument reinschauen müssen, um weiter zu kommen. Schlimmer noch, teilweise ist nur ein Ausschnitt davon relevant, haben aber erst mal das komplette Dokument vor sich.

Wenn das öfters vorkommt, wäre es nicht verwunderlich, wenn Sie den Überblick und die Lust am Lesen verlieren. Und Sie sind wohl auch frustriert, weil es zu umständlich zu lesen und zu verstehen ist.

Das heißt nicht, dass Sie unbedingt Verweise auf andere Dokumente vermeiden sollen. Sie sollten stattdessen darauf achten, nicht nur auf das Dokument zu verweisen, sondern an dieser Stelle das Wesentliche beschreiben und für die Details auf das Dokument verweisen. Dann bleibt der Lesefluss gewahrt und das Dokument übersichtlich.

Dies kann der Fall sein, wenn der zugehörige Inhalt zwar fester Bestandteil des Lastenhefts ist und ausschließlich der Übersichtlichkeit halber ausgelagert wird. Beispielsweise bei einer detaillierten Aufstellung von Anforderungen in tabellarischer Form.

Möchten Sie auf ein unabhängiges, bestehendes Dokument verweisen, gehen Sie analog vor. Geben Sie einen Überblick über den referenzierten Inhalt und verweisen dann für die Details auf das Dokument. Und wenn es nur Teile eines externen Dokuments betrifft, schreiben Sie das explizit und klar mit dazu, um dem Leser unnötige Arbeit zu ersparen.

#5 – Dialog: Haben Sie noch Fragen?

Sie kennen ja den Ausspruch von Paul Watzlawick:

Wahr ist nicht was A sagt, sondern was B versteht.

Bei noch so sorgfältiger Arbeit und Formulierung wird es Verständnisfragen der Leser geben. Umgekehrt bedeutet dies auch, dass Sie ab einem gewissen Punkt oder Detaillierungsgrad aufhören müssen zu schreiben. Natürlich nicht zu früh, sonst wird es zu viele Fragen geben. Und natürlich darf es nicht so sein, dass wesentliche Aspekte fehlen.

Den richtigen Zeitpunkt zu finden ist Ihrer Erfahrung und Intuition überlassen und lässt sich nicht exakt bestimmen. Versuchen Sie jedenfalls nicht, zu perfekt zu sein und suchen Sie auch gezielt den Dialog mit den Lesern.

Sammeln Sie die Fragen der Leser, aber überarbeiten Sie nicht nur das Lastenheft. Fügen Sie die Fragen mit den Antworten auch ins Dokument ein. Insbesondere wenn Sie mehrere Anbieter in einer Ausschreibung haben, sammeln Sie zunächst die Fragen aller Anbieter ein und arbeiten Sie diese dann ab. Überarbeiten Sie das Lastenheft und fügen Sie auch hier die Fragen mit Antworten ein. Wenn Sie das überarbeitete Lastenheft dann erneut allen zusenden, ist jeder auf dem gleichen Wissensstand.

Sehen Sie das Lastenheft daher als dynamisches Dokument, dass sich auch im Zusammenspiel mit den Lesern und auch Anbietern weiterentwickeln wird.

Zusammenfassung

Wenn Sie ein Lastenheft erarbeiten, beschäftigen Sie sich intensiv mit den Prozessen Ihres Unternehmens. Auch ein Review wird von Mitarbeiter Ihrer Firma durchgeführt. Aber letztlich richtet sich das Lastenheft an Anbieter für Ihre neue Unternehmenssoftware.

Behalten Sie daher immer im Kopf, dass Sie das Dokument für einen Fremden, für einen Menschen außerhalb Ihrer Firma schreiben.

Dr. Christian Lesny

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