Sie stehen vor der Aufgabe, eine neue Unternehmenssoftware einzuführen.
Ich bin mir sicher, Sie haben bereits im Vorfeld den einen oder anderen Tipp bekommen, oder Sie haben selber schon mal recherchiert und „vorgefühlt“.
Und ich bin mir auch ziemlich sicher, dass Sie schnell festgestellt haben: Das wird nicht einfach.
Die Anbieterauswahl ist in der Tat eine anspruchsvolle Aufgabe.
In diesem Artikel beschreibe ich fünf typische Fehler, die Sie bei der Anbieterauswahl unbedingt vermeiden sollten.
#1 – Sie haben kein Lastenheft oder das Lastenheft ist ungenügend
Alice: “Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“
“Das hängt zum großen Teil davon ab, wohin du möchtest”, sagte die Katze.
Wie wollen Sie eine Unternehmenssoftware ablösen, wenn Sie nicht exakt wissen, was es leisten soll?
Um das zu klären, benötigen Sie unbedingt ein Lastenheft. Hierbei sollten Sie auf folgende Punkte besonders Wert legen:
Einführung und Überblick
Vermitteln Sie einem Anbieter den Kontext und das „Big Picture“.
Ist-Zustand
Erklären Sie den Ist-Zustand. Die neue Unternehmenssoftware entsteht nicht auf der grünen Wiese, sondern setzt auf der bestehenden IT-Landschaft auf.
Soll-Konzept
Beschreiben Sie das Soll-Konzept mit der gewünschten System-Architektur und den notwendigen Schnittstellen.
Anforderungen
Dokumentieren Sie alle Anforderungen, um die notwendige Beschaffenheit und Fähigkeiten der neuen Unternehmenssoftware zu erfassen. Berücksichtigen Sie sowohl funktionale, als auch nicht-funktionale Anforderungen.
Abnahmekriterien
Formulieren Sie explizit die Abnahmekriterien für die neue Unternehmenssoftware. Achten Sie darauf, dass die Kriterien auch nachprüfbar, messbar und letztlich aus praktischer Sicht entscheidbar sind.
In manchen Fällen ist es notwendig, auch die folgenden Aspekte zu berücksichtigen.
Lieferumfang
Falls notwendig, beschreiben Sie präzise die Anforderungen und Ihre Erwartungen zum Lieferumfang.
Vorgaben
Gibt es in Ihrem Unternehmen Vorgaben zur Entwicklungsphase, müssen Sie diese als Anforderung mit aufnehmen.
Risikobetrachtung
In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass die Umsetzung von bestimmten Anforderungen aus technologischen, gesetzlichen oder organisatorischen Gründen nicht sichergestellt ist. Dokumentieren Sie in diesem Fall Ihre Risikoakzeptanz.
#2 – Sie legen sich zu schnell für einen Anbieter fest
Es kommt nicht selten vor, dass Sie bereits im Vorfeld den einen oder anderen Anbieter ins Auge gefasst haben. Sei es, weil Sie einen Tipp aus Ihrem Umfeld bekommen haben oder Sie den Anbieter bereits kennen.
Kommunizieren Sie Favoriten klar und deutlich.
Das ist grundsätzlich nicht falsch, aber es besteht die Gefahr einer bewussten oder – was noch problematischer ist – einer unbewussten Vorfestlegung. Wenn Sie einen klaren Favoriten haben, machen Sie dies transparent und stellen Sie dies explizit klar. Aber treffen Sie keine Vorentscheidung.
Vorfestlegungen untergraben objektive Entscheidungen.
Eine Vorfestlegung kann auch dazu führen, dass Sie die Analyse im Vorfeld zu hastig durchführen und das Lastenheft nicht präzise und nicht objektiv genug erarbeitet wird. Als Folge wird der gewünschte Kandidat dadurch implizit bevorzugt.
Sorgen Sie also nicht nur dafür, dass das Lastenheft unvoreingenommen und objektiv erarbeitet wird, sondern ziehen Sie auch mindestens zwei Anbieter in die engere Auswahl mit ein.
#3 – Zu viel Customizing schafft starke Abhängigkeiten
Es sind die individuellen Geschäftsprozesse und Workflows, die Ihr Unternehmen ausmachen. Da ist es nahezu unmöglich, eine Standard- oder Branchenlösung zu finden, die alle Anforderungen zu 100% von Anfang an erfüllt. Die neue Software-Lösung werden Sie customizen müssen.
Nicht nur, dass Customizing in vielen Fällen erhebliche Kosten verursacht. Auch begeben Sie sich in eine starke Abhängigkeit zum Anbieter oder zum Customizer, also demjenigen, der das Customizing durchführt.
Vermeiden Sie eine unnötige Anbieter-Bindung.
Die Abhängigkeit entsteht dadurch, dass das Customizing oft nur vom Anbieter oder von einem bestimmten Lieferanten durchgeführt werden kann. Wenn Sie also die Software später für Anpassungen und Erweiterungen erneut customizen müssen, sind Sie auf den Anbieter bzw. den Customizer angewiesen. Das kann zu bösen Überraschungen hinsichtlich der Kosten sowie der Reaktions- und Umsetzungszeiten führen.
Bringen Sie sich bei Updates und Releases nicht in Zugzwang.
Zudem birgt ein umfangreiches Customizing die Gefahr, dass Updates und neue Releases der zugrundeliegenden Standard-Software entweder überhaupt nicht mehr installiert werden können oder mit zusätzlichen Kosten für die Anpassung des bereits durchgeführten Customizings verbunden sind. In extremen Fällen mag es sogar notwendig werden, bei einem Release-Wechsel das komplette Customizing erneut durchzuführen.
Individualität um jeden Preis?
Berücksichtigen Sie bei der Anbieterauswahl daher auch das notwendige Customizing und die damit verbundenen Kosten und Risiken. Eine sorgfältige Abwägung hinsichtlich Kosten/Nutzen und Chancen/Risiken ist in jedem Fall erforderlich. Falls erforderlich, müssen Sie auch eine Anpassung Ihrer Geschäftsprozesse in Erwägung ziehen, um Customizing zu vermeiden oder im Umfang zu begrenzen.
Setzen Sie auf Vielfalt.
Um eine langfristige Abhängigkeit zum Anbieter oder zu einem Customizer zu vermeiden, ist eine Standard-Software oder Software-Plattform von Vorteil, bei der Sie eine große Auswahl an Customizern haben. So können Sie den Lieferanten wechseln, falls es notwendig wird.
#4 – Sie setzen die Kosten zu niedrig an
Wenn Sie einen Anbieter für Ihre neue Unternehmenssoftware auswählen, liegt der Fokus bei den Kosten zunächst auf dem Preis für die Software-Lizenz, die Implementierung und das Customizing. Dies können einmalige Kosten, monatliche Kosten oder eine Kombination aus Beidem sein.
Entscheidend für die Anbieterauswahl sind allerdings die Kosten über die geplante Lebenszeit der neuen Unternehmenssoftware (Total Cost of Ownership, kurz: TCO). Hierzu zählen auch die laufenden Kosten für den Betrieb und die Wartung der Software. Schließlich müssen Sie auch die Kosten für die Ablösung der Altsoftware miteinrechnen.
Die Gesamtkosten einer Unternehmenssoftware setzen sich somit aus den Anschaffungskosten, den Kosten für die Nutzung sowie den Ablösungskosten zusammen.
Bei den Anschaffungskosten müssen Sie folgende Kosten berücksichtigen:
- Kaufpreis für die Software
- Hardware und zugehörige Betriebssoftware
- Implementierung und Customizing
- Konfiguration, Installation und Inbetriebnahme
- Change-Prozess und Schulung der Mitarbeiter
Die Kosten für die Nutzungsphase umfassen für gewöhnlich:
- Nutzungslizenzen (in Abhängigkeit von der Anzahl der User bzw. der Nutzungsintensität)
- Wartung der Software für Updates und Releases
- Betrieb, Hosting, Backups und Administration der Software, Hardware und Betriebssoftware
- Support für die Mitarbeiter
- Änderungen und Erweiterungen der Software durch Customizing und Entwicklung
- Austausch von und Anpassungen an der Hardware
- Vorkehrungen für die Ausfallsicherheit des Systems
Bei den Ablösungskosten müssen Sie folgende Aspekte mit einbeziehen:
- Altdaten-Migration
- Parallelbetrieb der Altlösung für einen gewissen Zeitraum
Ermitteln Sie daher für jeden infrage kommenden Anbieter die Gesamtkosten.
#5 – Vertrauen ist gut, Evaluation ist besser
Wir alle wissen: Es wird so allerlei „versprochen“, um einen Auftrag zu bekommen. Sie müssen also überprüfen, ob die angebotene Unternehmenssoftware auch tatsächlich den gesetzten Anforderungen entspricht.
Drum prüfe, wer sich lange bindet.
Beachten Sie zudem, dass die Wahl des Anbieters und der Unternehmenssoftware eine langfristige Entscheidung ist. Ganz nach dem Motto „Drum prüfe, wer sich lange bindet“ nehmen Sie daher mindestens zwei Anbieter unter die Lupe, am besten mit einem „Proof of Concept“ oder – bei hoher Komplexität und Kritikalität – sogar mit einer Evaluierungsphase.
Stellen Sie die eigenen Anforderungen auf den Prüfstand.
Bei der Erprobung der neuen Unternehmenssoftware haben Sie auch die Chance, Ihre eigenen Anforderungen zu prüfen. Wenn die Unternehmenssoftware gewisse Anforderungen nicht erfüllt, kann es auch an den Anforderungen liegen, die Sie mit den neuen Erkenntnissen nachbessern können.
Stimmt auch die Chemie?
Und schließlich finden Sie heraus, ob auch Ihre Mitarbeiter mit der neuen Software zurechtkommen werden oder ob bereits im Vorfeld potentielle Probleme deutlich werden. Gleiches gilt für die Zusammenarbeit mit dem Anbieter: So können Sie schon mal testen, ob Sie und der neue Partner miteinander „können“.
Zusammenfassung
Die Auswahl eines Anbieters ist eine anspruchsvolle und vielschichtige Aufgabe. Viele Aspekte müssen berücksichtigt und bewertet werden. Das beansprucht nicht wenig Zeit und verursacht Kosten.
Doch die Mühe lohnt sich: Treffen Sie hier eine Fehlentscheidung, sind die Kosten um ein vieles höher.
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