Wie Sie ein Altsystem sicher ablösen

Das Thema steht nicht plötzlich vor der Tür, sondern kommt schleichend.

Die Einschläge kommen näher und werden häufiger.

Und dann gibt den Moment, in dem plötzlich alles glassklar ist:
Die derzeitige Unternehmenssoftware muss abgelöst werden. Oder modernisiert – so jedenfalls kann es nicht weitergehen.

Wie Sie ein Altsystem (CRM, ERP etc.) sicher ablösen, erkläre ich in diesem Artikel.

Woran erkenne ich, dass ich handeln muss?

Die Gründe sind vielfältig. In der Regel sind es mehrere Dinge, die zusammenkommen.

Der Innovationsstau ist nicht mehr zu übersehen.
Seit Längerem gibt es einen erheblichen Innovationsstau in Bezug auf die Umsetzung und die Weiterentwicklung bei wichtigen digitalen Geschäftsprozessen.

Ihre Firma ist aus strategischer Sicht wie paralysiert.
Sie bekommen bei wichtigen Innovationsvorhaben regelmäßig gesagt, das wäre zu aufwändig, das geht nicht oder „Wann soll ich bitte auch das noch machen?“

An zu vielen Stellen passt die Qualität nicht.
Ihre Mitarbeiter haben Probleme aufgrund von fehlenden oder unzureichenden Informationen/Daten bzw. aufgrund unzureichender Qualität von Zulieferungen.

Die IT-Kosten laufen aus dem Ruder.
Die IT-Kosten in Ihrer Firma sind in Bezug zur Wertschöpfung offensichtlich zu hoch, auch im Vergleich mit branchenüblichen Zahlen. Und oft fragen Sie sich, wo all die Arbeitszeit hingeht.

Gleichzeitig scheitert die Software mittlerweile an zu vielen Aufgaben.
Sie müssen in vielen Fällen die IT beauftragen, um eigentlich selbstverständliche geschäftsbezogene Aufgaben wie Berichte oder Statistiken manuell zu erstellen oder Daten aus einer Datenbank zu ziehen.

Und schließlich fehlt die Perspektive.
Sie haben keine verlässlichen Vorschläge und Pläne, wie Sie die Probleme in den Griff bekommen können.

Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Wenn Sie nichts unternehmen, sind die Konsequenzen mitunter dramatisch.

#1 – Dringend anstehende Veränderungen lassen sich mit der veralteten Unternehmenssoftware nicht mehr umsetzen.

#2 – Bei aktuellen Anforderungen verursachen die Erweiterungen und Anpassungen an der Unternehmenssoftware unverhältnismäßig hohe Kosten und dauern viel zu lange.

#3 – Die verwendete Technologie ist veraltet, sodass es zu Sicherheitslücken kommen kann und die Datensicherheit nicht mehr gewährleistet ist.

#4 – Die Unternehmenssoftware genügt den aktuellen gesetzlichen Anforderungen nicht mehr, sodass es im Extremfall zu empfindlichen Strafen kommen kann.

#5 – Die Unternehmenssoftware wird aktuell oder in absehbarer Zeit nicht mehr gewartet. Es besteht akut die Gefahr, dass die Unternehmenssoftware jederzeit ausfällt und nicht mehr betrieben werden kann.

Selbstredend, die Ablösung der veralteten Unternehmenssoftware ist mit Kosten und Risiken verbunden. Doch ein „Weiter so“ führt zu einem stetig wachsenden Druck in Bezug auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. In vielen Fällen kann es gar zu einer existenziellen Frage werden, den Zeitpunkt für eine Ablösung nicht zu verpassen.

Was sind die typischen Hürden bei der Ablösung eines Altsystems?

Bei der Ablösung des Altsystems stehen Ihnen drei Probleme im Weg:

  1. Die Anforderungen sind unklar
  2. Ein Lösungsansatz ist nicht in Sicht
  3. Die Umsetzung ist unsicher und riskant

Für den Umstieg auf eine moderne, zeitgemäße Plattform benötigen Sie daher:

  1. Klar definierte Anforderungen
  2. Einen belastbaren Lösungsansatz
  3. Eine verlässliche Umsetzung

Wenn Sie wissen, wie Sie klare Anforderungen definieren, einen belastbaren Lösungsansatz erarbeiten und die verlässliche Umsetzung des neuen Software-Systems organisieren, haben Sie alles was nötig ist.

Wie gehe ich vor, um ein Altsystem abzulösen?

Der Weg zum modernen, zeitgemäßen Software-System erfolgt in drei Schritten:

  • Klare Anforderungen
  • Belastbarer Lösungsansatz
  • Verlässliche Umsetzung

Konkret müssen Sie folgendes tun:

#1 – Anforderungen klären (A)

  1. IST-Zustand verstehen → IST-Analyse der Infrastruktur, der Geschäftsprozesse und der Geschäftsdaten
  1. Leitplanken und Ziele setzen → fachliche, technische und organisatorische Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Ziele
  1. Anforderungen festlegen → Anforderungen final festlegen mit Bewertung und Priorisierung der Ergebnisse aus 1. und 2.

#2 – Belastbarer Lösungsansatz (L)

  1. Ziel-System auswählen → Anbieter-Recherche, Eignungsprüfung, Preisverhandlungen, Bewertung, Empfehlung
  1. Umsetzung planen → Umsetzung, Altdaten-Übernahme, Abnahme, Mitarbeiter-Schulung und Go Live planen
  1. Entscheidung absichern → Evaluierung der Zielplattform mit eingeschränktem, aber aussagekräftigem Leistungsumfang

#3 – Verlässliche Umsetzung (U)

  1. Ziel-System umsetzen → Umsetzungsprojekt inklusive Customizing, Altdaten-Übernahme sowie Test und Abnahme
  1. Mitarbeiter mitnehmen → Change Prozess frühzeitig aufsetzen, Mitarbeiter-Schulung ausarbeiten und durchführen
  1. Sicher durchstarten → Go Live mit Altdaten-Übernahme, Stabilisierungsphase, Projekt abschließen

Zusammenfassung

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie ein Altsystem ablösen sollten. Gleichzeitig gibt es viele Hürden, die einer Ablösung im Wege stehen. Doch nichts tun, ist keine Option – zumindest nicht allzu lange.

Die gute Nachricht: Mit einem strukturierten und fundierten Vorgehen können Sie die Ablösung des Altsystems schaffen. Und zwar sicher und zuverlässig.

Dr. Christian Lesny

Hallo, ich bin Dr. Christian Lesny und helfe Unternehmen, dringend anstehende Veränderungen in der Unternehmens-IT umzusetzen. Oft ist es ein veraltetes ERP-System, das durch eine moderne, leistungsstarke Unternehmenssoftware abgelöst werden muss. Mein Ziel ist es, dass die IT für Sie arbeitet, nicht andersherum.

Wann immer Sie dazu bereit sind … hier 4 Wege, wie wir Ihnen dabei helfen können, den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig zu sichern:

1. Holen Sie sich unseren kostenlosen Leitfaden: DER MODERNISATION-WORKFLOW©

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